헬프데스크관리자 가이드
소속멤버 초대
관리자(ADMIN)가 관리자페이지에서 GUEST 유저를 자사 소속멤버로 초대하는 방법을 안내합니다. 휴대폰 번호 기반으로 개별 또는 엑셀 대량 초대가 가능합니다.
시작하기
좌측 메뉴의 멤버 관리 > 소속멤버 초대에서 접근합니다.
(로그인 시 바로 이동되는 메인화면입니다.)
- 찾는 멤버가 있다면 이름이나 휴대폰번호로 검색해 보세요. 목록은 최근 발송순으로 정렬되어 있습니다.
- 멤버를 선택하면 위쪽에서 재초대·초대취소·삭제를 할 수 있습니다.
개별 초대하기
휴대폰 번호를 직접 입력하여 한 명씩 초대합니다.
- 1소속멤버 개별 등록 버튼을 누릅니다.
- 2초대할 멤버의 정보를 입력합니다.
- 휴대폰 번호 (필수) — 멤버가 가입할 때 인증한 번호
- 관리자 식별용 이름, 부서명, 직급 (선택) — 사용자 등록 이름은 초대완료 후 별도 표시
- 3확인 팝업이 표시됩니다.초대 확인
여러 명을 등록한 경우 일부만 초대실패·초대불가로 표시될 수 있습니다.
- 4확인을 누르면 초대가 발송됩니다.
엑셀 대량 초대
엑셀 파일로 여러 멤버를 한 번에 초대합니다.
- 1엑셀 업로드 버튼을 누릅니다.
- 2엑셀 파일을 선택하거나 업로드 영역에 끌어다 놓습니다.
- 1회에 1파일씩 업로드할 수 있습니다.
- 업로드 중에는 로딩 표시가 나타납니다.
- 3업로드 결과 팝업이 표시됩니다.업로드 결과
- 유효하지 않은 형식의 건은 엑셀 파일에서 별도로 표시됩니다.
- 4확인을 누르면 일괄 초대가 발송됩니다.
초대 현황 상태 흐름
초대 후 각 멤버의 초대 상태가 자동으로 변경됩니다.
상태 변화
초대중사용자가 아직 초대를 수락하지 않은 상태 · 초대 발송 시초대취소관리자가 초대를 철회 (초대중 상태만 가능)초대거절사용자가 앱에서 초대를 거절초대만료1주일 이상 미응답 시 자동 변경초대실패미가입 · 번호 오타 · 타사 소속 · 발송 시 서버가 판별
초대할 수 있는 대상
- GUEST(미소속) 유저만 초대할 수 있어요. 초대하면 초대중 상태가 됩니다.
- 이미 자사 소속인 멤버는 초대할 수 없어요.
- 타사 소속 멤버나 하이브톡에 가입하지 않은 번호는 초대실패가 됩니다.
참고
재초대 - 초대만료·초대실패·초대거절·초대취소 상태는 모두 재초대가 가능합니다.
여러 회사에서 초대받은 경우 - GUEST가 여러 회사의 초대를 동시에 받을 수 있습니다. 한 회사의 초대를 수락하면 나머지 회사의 초대는 자동으로 초대실패(타사소속)로 바뀝니다.
재초대 · 초대취소 · 삭제
초대 목록에서 체크박스로 대상을 선택한 후 상단 버튼으로 일괄 처리합니다.
재초대
- 체크박스를 선택하고 상단 재초대 버튼을 누르면 초대가 다시 발송됩니다. (개별 행의 재초대 버튼도 가능)
- 모든 상태에서 재초대할 수 있고, 횟수 제한도 없습니다.
- 이미 목록에 있는 번호는 새 행이 생기지 않고 발송시점만 업데이트됩니다.
- 초대중인 사용자에게 재초대하면 앱 푸시가 새로 발송되고, 앱을 열면 초대 안내창이 다시 뜹니다.
초대취소
- 초대중 상태만 취소할 수 있습니다. 다른 상태가 섞여 있으면 "초대중인 상태만 취소 할 수 있습니다." 안내가 뜹니다.
- 초대를 취소해도 사용자에게 별도 알림은 가지 않습니다.
삭제
- 선택한 초대 행이 목록에서 완전히 삭제됩니다. 모든 상태에서 가능합니다.
초대 수신 앱 사용자
- 1관리자가 초대를 보내면 초대 대상자에게 앱 푸시 알림이 발송됩니다.초대 푸시 알림
하이브톡OO회사에서 소속멤버로 초대했습니다.방금 전 - 2앱에서 초대 수락/거절 창이 표시됩니다.
- 푸시 알림을 누르지 않아도 앱에 접속하면 표시됩니다.
- 수락 또는 거절할 때까지 창이 유지됩니다.
- 3수락하면 GUEST에서 MEMBER로 즉시 전환됩니다.
- 기존 협력 채팅방은 그대로 유지됩니다.
- 초대한 회사 사람들과 맺어둔 협력멤버 관계는 자동으로 해제되고, 해당 멤버들은 사내멤버로 모입니다.
- 다른 회사와의 협력멤버 관계는 유지됩니다.
- 4거절하면 관리자 웹에서 해당 초대가 초대거절 상태로 바뀌고, 사용자는 GUEST 상태를 유지합니다.
주의
만료되거나 취소된 초대의 푸시를 누르면 "만료된 초대예요. 자세한 내용은 소속 회사 관리자에게 문의해 주세요." 메시지가 표시됩니다. 이 경우 관리자에게 다시 초대를 요청하면 됩니다.
알아두면 좋은 점
- 초대는 휴대폰 번호 기반으로만 가능해요. 개별 등록 또는 엑셀 업로드 두 가지 방법이 있습니다.
- 하이브톡에 가입한 GUEST 유저만 초대할 수 있습니다. 미가입 번호나 타사 소속 멤버는 초대가 실패합니다.
- 같은 번호로 다시 초대하면 새 행이 생기지 않고 발송시점만 업데이트됩니다.
- 초대 후 1주일간 응답이 없으면 자동으로 만료됩니다.